אין דבר יותר מייגע מלעמוד בכניסה למקום אליו אתה כל כך רוצה להיכנס ולהמתין בתור דקות ארוכות. כל כנס שמכבד את עצמו רוצה לדאוג לכך שכל המוזמנים שלו יקבלו את המיטב מהכנס. זמן המתנה ממושך בתור לא רק פוגע בתדמית הכנס אלא גם נותן ללקוח פחות זמן להנות מהזמן שלו בתוך הכנס. בדיוק לשם כך נוצרו עמדות הרישום. מדובר על עמדת רישום שבהחלט תורמת לאירוע באופן משמעותי ובולט.
מהי עמדת הרישום?
עמדת רישום היא עמדה ממוחשבת, מדובר על מסך מגע עם מצלמה וסורק בר קוד. כאשר המוזמנים מגיעים אל הכנס הם צריכים להירשם בעמדת הרישום, זאת באמצעות קוד אותו הם קיבלו, תווי פנים, בר קוד או לפי שם ושם משפחה או שם חברה, כל מארגן כנס בוחר את הדרך שלו. לאחר הזיהוי, יודפס עבור המשתתף תג עם כל הפרטים עליו (שם פרטי ומשפחה, מקום עבודה). על כל עמדת רישום צריך להיות מפעיל, המפעיל דואג לכך שהמוזמנים הנרשמים מסתדרים עם הכניסה, במקרים בהם המוזמן אינו מוצא את עצמו ברשימה, עליו להגיע לעמדה אנושית בה הוא יוכל להירשם מחדש. חשוב לציין, על המוזמנים להירשם עוד מבעוד מועד אל הכנס. כמו כן, אם מדובר על כנס בו כרוך תשלום, על המוזמנים לשלם באינטרנט כבר עבור הכנס. אלו שלא נרשמו או לא שילמו יצטרכו לעבור תהליך יותר ארוך בכניסה.
מהם היתרונות בעמדת הרישום?
- נראות האירוע – כל דבר בכנס שלכם משפיע על התדמית שלכם, תמיד תזכרו את זה. הדבר הראשון בו המוזמנים שלכם נפגשים בעת כניסתם לאירוע יהיה עמדת הרישום, עמדת רישום כה טכנולוגית וחדישה ישר משפיעה על קו המחשבה של המוזמנים שלכם.
- יעילות – אין דבר יותר מעצבן מלעמוד בתור. כאשר אתם הגעתם להחלטה של הקמת הכנס הדבר האחרון שרציתם הוא זה שהמוזמנים שלכם יבלו זמן רב בהמתנה מאשר לבלות זמן על מהות הכנס. באמצעות עמדת הרישום זמני המתנה הם קצרים ביותר.
- חיסכון – עמדת הרישום היא תחליף למענה אנושי. על אף שגם בזמן שימוש בעמדות הרישום עדיין יש מענה אנושי שהוא גיבוי, עדיין ההוצאה זעירה יותר מאשר אם היינו בוחרים במענה אנושי במקום עמדת רישום. עבור מענה אנושי עליכם יהיה לשלם שכר שעתי או שכר גלובלי, לדאוג לאחראי על העובדים, לדאוג לאוכל ושתייה ועוד… כאשר מדובר על מענה ממוחשב כל מה שאתם צריכים הוא לדאוג לגיבוי.
- הכרת המוזמנים – בדרך כלל, בעיקר כאשר מדובר על כנסים מקצועיים, כל המוזמנים יכולים להיות גם משקיעים. בדרך זאת, בזכות תג הזיהוי ניתן לפתח קשרים עסקיים ולהכיר את עולם העסקים יותר מקרוב.
כמו כן, כאשר מדובר על כנס מקצועי עליכם לשדר יוקרתיות ורצינות – לשם כך עמדת רישום ממוחשבת הינה פריט חובה בכל כנס.
